Hoe vergelijk je offertes voor promotieartikelen?

Stel één referentiebrief op.

Stuur elke biedingspartij dezelfde productreferentie of -omschrijving, hoeveelheid, afbeelding, verpakkingseisen, bestemming en gewenste aankomstdatum. Geef aan welke details vast moeten blijven staan.

Als alternatieven welkom zijn, vraag dan of deze apart kunnen worden gepresenteerd. Het toevoegen van een ander materiaal of een andere decoratiemethode aan de hoofdofferte maakt de prijsvergelijking minder bruikbaar.

Controleer de prijsomvang

Bespreek het product, de decoratie, de voorbereiding van het artwork, de monsters, de verpakking, de montage en het transport afzonderlijk. Vraag welke onderdelen zijn inbegrepen en welke mogelijk extra kosten met zich meebrengen.

Voor de uiteindelijke specificatie dienen de minimale afnamehoeveelheid en het aantal eenheden te worden bevestigd. Ga er niet van uit dat een cijfer uit een oudere catalogus nog steeds actueel is of van toepassing is op een ander kunstwerk of een andere ordergrootte.

Verduidelijk het schema

Maak bij het bespreken van de planning onderscheid tussen goedkeuring van het artwork, goedkeuring van het monster, productie en transport. Geef aan vanaf welk punt elke genoemde periode ingaat. Vraag wat er gebeurt als het artwork of de specificaties na goedkeuring wijzigen.

Vermeld de gewenste aankomstdatum, niet alleen de datum van het evenement. Houd rekening met de tijd voor ontvangst, inspectie en distributie. De definitieve bestelling moet het overeengekomen schema en alle daaraan verbonden voorwaarden vastleggen.

Noteer de geaccepteerde versie

Houd de definitieve offerte, specificaties, proefdruk, goedkeuring van het monster en de bestelvoorwaarden bij elkaar. Los onduidelijke formuleringen op voordat u de bestelling bevestigt. Een beknopte schriftelijke briefing is nuttiger dan het gebruik van losse berichten die mogelijk verschillende versies van het project beschrijven.